規格書に必要な情報

原材料の規格書には、次のような情報が記載されます。

  • 品名、規格、荷姿、内容量
  • 製造者・販売者
  • 原材料名（複合原材料の内訳を含む）
  • 添加物
  • アレルゲン（含有および製造ラインでの使用状況）
  • 原料原産地
  • 栄養成分値
  • 賞味期限・保存方法
  • 微生物規格
  • 遺伝子組換えに関する情報
  • 放射性物質に関する情報（必要に応じて）

太字の項目が、自社製品の表示の根拠になります。ここが欠けていると、表示を作れません。

なぜ管理が難しいのか

  • 原材料の種類が多い（食品工場では数百に及ぶことも）
  • 仕入先が多い
  • 規格書の様式が仕入先ごとに違う
  • 更新されても連絡が来ないことがある
  • 担当者が個人で管理していて、共有されていない

最後の点が承継で問題になります。担当者が抜けると、どこに何があるか分からなくなります。

管理の仕組みを作る

1. 一覧表を作る

原材料ごとに、次を1行にまとめます。

項目内容
原材料コード・品名
仕入先
メーカー
規格書の入手日
規格書の版・発行日
アレルゲン
使用製品どの製品に使っているか
保管場所ファイル名・フォルダ

「使用製品」の欄が重要です。原材料が変わったとき、どの製品の表示を見直すべきかが即座に分かります。

2. 入手のルールを決める

新しい原材料を使う前に、必ず規格書を入手する。このルールを徹底してください。使い始めてから集めるのは大変です。

購買の担当者に、発注時に規格書の提出を求める手順を組み込むのが実務的です。

3. 更新の仕組みを作る

規格書は、仕入先の都合で内容が変わることがあります。次の方法で更新を確保してください。

  • 年に一度、主要な仕入先に最新版を請求する
  • 仕入先との取引条件に、変更時の通知義務を入れる
  • 納品書や請求書の記載に変化がないか注意する

1番目が最も確実です。年次の作業として組み込んでください。検証と見直しの一環として行うと定着します。

4. 保管方法を統一する

紙・PDF・メール添付が混在していると、必要なときに出てきません。フォルダ構成を決めて、電子的に一元管理することをおすすめします。

ファイル名の付け方も統一してください（例：仕入先名_品名_日付）。

規格書がもらえない場合

小規模な仕入先や、地域の生産者から仕入れる場合、規格書がないことがあります。

対応

  • 自社の様式を用意し、記入してもらう
  • 最低限、アレルゲンと原産地は書面で確認する
  • やり取りの記録（メール等)を保管する

口頭での確認だけにしないことが重要です。後から証明できません。

取引先から求められる場面

逆に、自社が製造した製品について、取引先から規格書の提出を求められます。

自社製品の規格書を整備しておくと、次の場面で役立ちます。

  • 新規取引の開始時
  • 取引先の工場監査
  • 取引先の商品開発
  • M&Aの買収監査

自社製品の規格書は、原材料の規格書を土台に作成されます。原材料の管理ができていなければ、自社製品の規格書も作れません。

承継時に確認される点

  • 使用している全原材料の規格書が揃っているか
  • 規格書が最新版に更新されているか
  • どの製品にどの原材料を使っているかが追跡できるか
  • 自社製品の規格書が整備されているか
  • 管理が特定の人に依存していないか

3番目が特に重要です。原材料に問題が判明したとき、どの製品に影響するかを即座に特定できる必要があります。これはトレーサビリティの基礎でもあります。トレーサビリティの仕組みをご覧ください。

まず何をするか

使用頻度の高い原材料から順に、一覧表を作り、規格書の有無を確認する。抜けているものを洗い出すだけでも、大きな前進です。

※ 営業許可・衛生管理・食品表示の具体的な取扱いは、法令の改正や管轄行政庁の運用によって異なります。実行にあたっては、管轄の保健所等および専門家に必ずご確認ください。