当日の話の順序
- 感謝と継続の意思：「今後も続けさせていただきたい」
- 現状の報告：運行実績、対応してきたこと
- コストの状況：数字で示す
- このままでは続けられないこと：静かに、事実として
- お願いしたい改定内容：金額と根拠
- 改定後にできること：継続、体制の維持
- 相手の意見を聞く
1番目を飛ばさないでください。いきなり値上げの話から入ると、対立の構図になります。
伝え方の原則
「上げてほしい」ではなく「続けたい」
目的は取引の継続です。「この条件では続けられないので、続けられる形を相談したい」という立て付けにしてください。
数字で話す
- ✕「燃料が上がって大変です」
- ◯「燃料が◯円上昇し、御社の便で月◯円の負担増になっています」
感情的にならない
長年の不満が出やすい場面ですが、感情が入ると相手も身構えます。事実と数字に徹してください。
相手の立場を認める
「御社も厳しいことは理解しています」という一言があるだけで、話しやすさが変わります。
金額以外の代替案
相手が金額を動かせない場合でも、実質的な改善につながる案があります。
時間に関する案
- 納品時刻を変更する（渋滞・待機を避ける）
- 予約制の導入
- 荷待ちの上限を設ける
作業に関する案
- 荷役を荷主側で行う
- パレット化・かご車化
- 検品・仕分けの範囲を見直す
運行に関する案
- 便数の集約（積載率を上げる）
- 曜日の変更
- 復路の荷物を紹介してもらう
- 他の路線もセットで受注する
料金の建て付けに関する案
- 待機料・附帯作業料を新設する（待機料・附帯作業料の収受）
- 燃料サーチャージを導入する（燃料サーチャージの導入）
- 段階的に改定する（今期◯％、来期◯％）
- 支払サイトを短縮してもらう
「基本運賃は据え置き、待機料を新設」という着地は、荷主にとって受け入れやすいことがあります。実質的な収入は増えます。
複数回に分ける
1回で決着させようとしないでください。
- 1回目：状況を伝え、資料を渡す。即答は求めない
- 2回目：相手の検討結果を聞き、代替案を協議する
- 3回目：着地点を確認する
担当者が社内で説明する時間が必要です。その場で回答を迫ると、「無理です」で終わります。
相手の決裁ルートを確認する
- 担当者に決裁権があるか
- 上司・本社の承認が必要か
- 予算はいつ決まるか
担当者が社内で説明しやすい資料を渡すことが、実は最も効きます。担当者を味方にするという発想が有効です。
合意したら書面にする
- 改定後の運賃・料金
- 適用の開始日
- 待機料・附帯作業料の条件
- 次回の見直しの時期
「次回の見直し」を入れておくと、次の交渉が楽になります。荷主との契約書を整えるをご覧ください。
社内に共有する
結果をドライバーに伝えてください。
- 成功した場合：会社が交渉していることが伝わり、信頼につながります
- 失敗した場合：状況を共有し、次の方針を示します
ドライバーは荷主の現場で状況を見ています。 会社が何もしていないと思われるより、伝えたほうが良い結果を生みます。
やってはいけないこと
- 取引停止をちらつかせる：本当に止める覚悟がない限り、信用を失います
- 他社の運賃を持ち出す：自社の原価で話してください
- 感情的に過去の不満をぶつける
- その場で大幅に妥協する：持ち帰る選択肢を持ってください
場と時間の設定
話の順序を整えても、話す場が悪ければ通りません。設定の段階から準備の一部だと考えてください。
まず、立ち話にしないことです。納品の現場で担当者をつかまえて切り出すと、相手は業務の途中で、資料も見られません。時間をもらって、座って話す場を作ってください。
用件は事前に伝えます。「運賃と作業の条件について、ご相談したいことがあります」で十分です。伏せて訪問すると、相手は不意を突かれた形になり、防御的になります。事前に分かっていれば、社内で下調べをしてくれることもあります。
時間は、長く取りすぎないでください。三十分あれば足ります。長い時間を求めると、相手の心理的な負担が上がり、日程が先送りになります。
そして、時期にも気をつけてください。相手の繁忙期や、期末の締めの時期は避ける。落ち着いて考えられる時期のほうが、まともに検討してもらえます。
その場で決めない
その場で大幅に妥協しないと書きました。ここは、意識していないと崩れる部分です。
相手から譲歩案が出たとき、場の空気で受けてしまうことがあります。とくに、長く付き合っている相手だと、断りにくくなります。
対策は、持ち帰ると決めておくことです。どんな案が出ても、その場では「ありがとうございます。社内で確認して、あらためてご連絡します」と返す。これを最初から決めておけば、判断が空気に流されません。
持ち帰ることは、相手に対して失礼ではありません。むしろ、社内で検討する会社だという印象になります。即答する会社は、次も即答を求められます。
ただし、持ち帰った後の連絡は早くしてください。二日以内が目安です。遅れると、相手の社内で話が止まります。
沈黙と間の扱い
数字で話す、感情的にならないという原則を挙げました。もう一つ、実際の場で効くのが、間の取り方です。
金額を伝えた直後は、黙ってください。ここで説明を続けたくなりますが、話し続けると要求が薄まります。相手が考える時間を作ることが、そのまま重さを伝えます。
沈黙が続くと不安になり、こちらから条件を下げてしまう。これが最も多い失敗です。相手が口を開くまで待つ、と決めておいてください。
相手が難色を示したときも、すぐに代替案を出さないでください。「難しいですか」と受けて、理由を聞く。理由が分かってから案を出すほうが、的を射た提案になります。
そして、話が止まったときは、次の日程を決めて終えてください。「では、来月あらためて伺います」と決まっていれば、その場で結論が出なくても前に進みます。
代替案を出す順番
金額以外の代替案をいくつも挙げましたが、全部を一度に出さないでください。並べると、どれでもよいという印象になります。
まず出すのは、相手の負担が小さく、こちらの効果が大きいものです。着時刻の変更や予約制は、相手にとって費用がかからず、こちらの拘束時間が減ります。ここから始めてください。
次に、料金の建て付けに関する案です。基本運賃は据え置いて待機料を新設する形は、相手の社内で通りやすいことがあります。運賃の値上げという言葉を使わずに済むからです。
作業の範囲を変える案は、相手の現場に手を入れる話になるため、後に回します。荷役を戻す、検品の範囲を見直す。これらは、相手側にも作業が発生します。
そして、どの案を出すときも、それによって何がどう変わるかを数字で添えてください。「三十分短くなれば、この便はこの水準で続けられます」という形にすると、相手も判断できます。
話した内容をどう残すか
合意したら書面にすると書きました。合意に至らなかった場合も、記録は残してください。
その日のうちに、要点をまとめてメールで送ります。話した内容、こちらの申し入れ、相手の反応、次にいつ話すか。四行で足ります。
この一通には、二つの効果があります。一つは、認識のずれを防ぐこと。もう一つは、記録として残ることです。担当者が代わっても、経緯を示せます。
書き方は、事実に絞ってください。相手を追い込む書き方をすると、次の話がしにくくなります。「本日はお時間をいただきありがとうございました。ご相談した内容は以下のとおりです」という形で十分です。
そして、社内でも同じ内容を共有してください。交渉に行った人だけが知っている状態では、次に別の人が話すときに使えません。
合意した後に確認すること
合意は書面にすると書きましたが、書面ができたら終わりではありません。実際にそのとおり動いているかを確認する必要があります。
まず、開始日から最初の請求で、新しい条件が反映されているかを見てください。運賃の改定は反映されたが、待機料が請求できていない。これは実際によくあります。請求の様式や社内の手順が追いついていないためです。
次に、現場に伝わっているかを確認してください。相手の担当者は合意していても、荷受けの現場が知らないことがあります。待機料の請求で初めて話が伝わり、もめる。事前に、現場にも共有してもらうよう頼んでおいてください。
そして、数か月経ったところで、実際の採算がどう変わったかを見てください。改定した分がそのまま残っているとは限りません。作業が増えていれば、相殺されています。
次回の見直しの時期を入れておくと書きましたが、その時期が来る前に、この確認をしておいてください。実績があれば、次の話が具体的になります。
担当者を味方にするとはどういうことか
担当者が社内で説明しやすい資料を渡すことが最も効くと書きました。この考え方を、もう少し具体的にします。
担当者の立場に立つと、値上げの受け入れは自分の評価が下がりうる話です。だから、そのまま持ち帰るだけでは動きません。上司に説明できる形にして初めて、動く理由ができます。
説明できる形とは、断ったときのリスクが見えている形です。運行が続けられなくなる可能性、代わりの会社を探す手間、切り替えに伴う品質の低下。これらを、脅しではなく事実として並べます。
そして、担当者自身が困っていることを聞いてください。着時刻が守られない、繁忙期に車が押さえられない、急な依頼に対応してほしい。こちらが応えられることがあれば、交換の材料になります。
「この条件なら、繁忙期の対応をお約束できます」という形にできると、担当者にとっては上に上げる理由になります。値上げの話が、体制の話に変わります。
相手が複数の会社を比べている場合
他社に切り替えると言われたときの受け方に触れましたが、実際に相見積もりを取られている場面もあります。
このとき、金額だけの勝負に乗らないでください。乗った時点で、いちばん安い会社が選ばれます。
示すべきは、金額以外の違いです。運行の実績、事故の状況、繁忙期の対応、担当者との連絡の取りやすさ、急な変更への対応。これらは、切り替えた後に失われるものです。
とくに、これまでの運行で相手が助かった場面を具体的に挙げてください。「昨年の年末、急な増便に対応しました」といった事実は、資料の数字より効きます。
そして、切り替えの現実的な手間も、静かに伝えてください。荷物の特性を覚える時間、ドライバーが現場に慣れる時間、初期のトラブル。これは脅しではなく、相手が実際に負うコストです。
それでも金額で決まるなら、その相手はもともと条件だけの関係だったということです。無理に追わず、他に振り向けるほうが健全です。
交渉が長引いたときの見切り
一回で決着させないと書きましたが、いつまでも続けるわけにもいきません。区切りの付け方を決めておいてください。
目安としては、三回話して進展がなければ、状況を変える必要があります。同じ相手に同じ話を繰り返しても、結果は変わりません。
変え方は三つあります。話す相手を変える、条件の中身を変える、時期を改める。担当者の裁量を超えているなら、上位の役職者に話せる機会を探してください。仲介してくれる人がいるなら頼みます。
それでも動かない場合は、いったん止めて記録を続けるという判断があります。待機の実績、作業の増加、費用の推移。一年分たまれば、次の申し入れの重みが変わります。
そして、止めるときも、こちらから区切りを伝えてください。「今回は現状のままとしますが、状況が変わりましたら、あらためてご相談します」。この一言があると、次に持ち出しやすくなります。
一社目の結果を次に活かす
結果を社内で共有すると書きました。共有するときに、何を残すかで次の交渉の質が変わります。
残したいのは、通った理由と通らなかった理由です。どの資料に反応があったか、どの説明で相手の表情が変わったか、どこで話が止まったか。金額の結果だけを記録しても、次に使えません。
とくに、相手から出てきた言葉はそのまま書き留めてください。「本社の方針で」「今期の予算は組み終わっている」。これらは、次に同じ相手と話すときの出発点になります。
そして、次の相手に臨む前に、この記録を読み返してください。同じ質問が来る可能性が高く、一度考えた答えがあれば落ち着いて話せます。
数社ぶんたまると、自社の資料のどこが弱いかも見えてきます。同じ箇所で毎回詰まるなら、その部分の説明を作り直すべきだということです。
まとめ
継続の意思から入り、数字で状況を伝え、相手の立場を認めたうえで改定をお願いする。金額が動かない場合は、待機料の新設・作業の削減・時刻の変更といった代替案を出してください。1回で決着させず、担当者が社内で説明できる資料を渡すことが有効です。合意は必ず書面にしてください。