車両別原価の出し方｜表計算ソフトで始める運送原価計算

準備するもの

• 車両一覧（車番、車種、年式、所有かリースか）
• 総勘定元帳（燃料費、修理費、保険料、リース料、減価償却費など）
• 日報または運行記録（実働日数、走行距離、実車距離）
• 給与台帳（乗務員の賃金と社会保険料）

最初から全車両でやらなくて構いません。まず1台、代表的な車両で試すのが挫折しないコツです。

ステップ1：費用を車両に割り当てる

費目ごとに、どう割り当てるかを決めます。

共通費（事務所家賃、事務員の給与など）の配賦は、最初は台数割で十分です。厳密さより、全車両を同じルールで扱うことを優先してください。

ステップ2：人件費を乗せる

その車両に乗務する人の賃金と社会保険料の会社負担分を加えます。専属なら全額、複数人で共有するなら稼働時間で按分します。

ここまでで「1台を1か月動かすのにいくらかかるか」が出ます。

ステップ3：稼働の実績を並べる

同じ月について、次の4つを集計します。

• 実働日数（実際に稼働した日数）
• 総走行距離
• 実車距離（荷物を積んで走った距離）
• 拘束時間の合計

ステップ4：単位あたりの原価を出す

• 1日あたり原価 ＝ 月間総原価 ÷ 実働日数
• 1kmあたり原価 ＝ 月間総原価 ÷ 総走行距離
• 1時間あたり原価 ＝ 月間総原価 ÷ 拘束時間

あわせて実車率（実車距離 ÷ 総走行距離）と実働率（実働日数 ÷ 営業日数）も出しておきます。この2つが低い車両は、原価が高く見えるのではなく、実際に稼げていません。

ステップ5：使ってみる

算出した1日あたり原価を基準に、既存の仕事を並べます。「この仕事は1日いくらの売上か」を並べるだけで、合っている仕事と合っていない仕事が見えてきます。

ここから、運賃交渉の優先順位、配車の見直し、撤退の判断につながります。

続けるコツ

• 月次で回す（年1回では意味がない）
• 精度を上げすぎない（8割の精度で十分判断できる）
• 担当者を決める（社長が全部やると続かない）
• 数字をドライバーにも共有する（当事者意識が変わる）

データがそろっていないときの埋め方

準備するものを並べましたが、実際に始めると、そろっていない項目が必ず出てきます。ここで止まらないための考え方を整理します。

いちばん多いのは、燃料が車両ごとに取れないケースです。カード払いで一括の請求しか来ない、あるいは自社の給油設備から入れていて記録が車両単位でない。この場合は、走行距離で割り当ててください。車種が違えば燃費も違うため、車種ごとに係数を決めて調整すれば、精度はさらに上がります。

次に多いのは、実車距離が分からないケースです。日報に積載の有無が書かれていない場合、当面は総走行距離だけで進めてください。実車率は後から追加できます。分からない項目のために全体を止めるほうが損です。

修理費が車両別に分からない場合は、請求書を見返してください。整備工場からの請求には、たいてい車番が入っています。過去分をさかのぼる必要はなく、今月分から車番で控える運用に切り替えれば足ります。

そして、埋められなかった項目は、埋められなかったと記録に残してください。翌月以降、記録の取り方を変えるための課題になります。空欄のまま忘れると、いつまでも同じところでつまずきます。

共通費の割り方で悩まない

共通費の配賦は最初は台数割で十分だと書きました。ここで時間を使う会社が多いため、判断の基準をはっきりさせておきます。

そもそも共通費の割り方を変えても、車両間の順位はほとんど動きません。全車両に同じ割合で乗る費用だからです。順位を決めているのは、燃料と人件費と稼働の実績です。

だから、台数割で始めて構いません。売上割にしたい、稼働時間割にしたいという考えが出てきたら、その時点で変えればよい話です。変えるときは、過去の月も同じルールで計算し直してください。そうしないと比較になりません。

ただし、一点だけ注意があります。大型と小型が混在している会社では、台数割にすると小型車の負担が重く見えます。規模の差が大きい場合は、車両の規模で重みを付けるか、共通費を乗せる前の数字も併記してください。

迷ったときは、共通費を乗せた数字と乗せない数字の両方を残しておくのが実務的です。交渉には共通費込みの数字を、車両間の比較には乗せない数字を使う、といった使い分けができます。

表の列をどう設計するか

集計を続けられるかどうかは、表の作りでかなり決まります。毎月同じ形に数字を流し込めれば、作業は転記だけになります。

行は車両、列は月にしてください。逆にすると、月が増えるたびに表が下に伸び、比較しにくくなります。費目は、別のシートに月ごとの明細を持ち、集計欄だけを本表に引く形が扱いやすいでしょう。

本表に置きたい列は多くありません。固定費、変動費、人件費、共通費、原価の合計。稼働側は、実働日数、総走行距離、実車距離、拘束時間。そして、単位あたりの原価が三つ。この程度で足ります。

売上の列も忘れずに入れてください。原価だけを並べても、判断には使えません。売上と原価が同じ行に並んで初めて、その車両が残しているかどうかが見えます。

そして、計算式は毎回書き直さず、前月の列をそのまま複製してください。手で計算し直すと、必ずどこかで間違えます。間違えた数字で判断すると、原価計算そのものへの信頼が失われます。

最初の一台をどれにするか

まず一台で試すのが挫折しないコツだと書きました。では、どの車両を選ぶか。選び方にもコツがあります。

選ぶべきは、動きが典型的で、記録がそろっている車両です。専属のドライバーが乗っていて、決まった仕事を回している車両なら、按分の判断がほとんど要りません。まず一巡させることが目的なので、複雑な車両は後回しにします。

逆に、複数人で乗り回している車両、スポットの仕事が多い車両、修理が続いている車両は、最初には向きません。判断が必要な場面が多く、途中で止まりやすいからです。

一台終えたら、次は対照的な車両を選んでください。車種が違う、距離帯が違う、荷主が違う。二台を並べた時点で、比べることの意味が実感できます。

そこから先は、全車両に広げても作業の性質は変わりません。最初の一台で決めたルールを、そのまま適用していくだけです。

数字を出した後に現場から出る反応

数字をドライバーにも共有すると当事者意識が変わると書きました。ただ、共有した直後には、決まって反発が出ます。想定しておいてください。

よくあるのは、「この車は仕事の中身が違う」という反応です。これは正しい指摘であることが多く、実際に待機の多い仕事や、条件の悪い路線を担当している場合があります。だから、数字だけを示さず、その車両がどんな仕事をしているかもあわせて並べてください。

次に出るのが、「誰かの責任にされるのではないか」という警戒です。ここは、最初に目的を伝えることで避けられます。個人の評価のためではなく、どの仕事の条件を変えるかを決めるために出している、と伝えてください。

そして、「燃費の差は運転だけではない」という指摘も出ます。これも正しく、積載量、路線、車両の年式が効きます。だからこそ、同じ条件の車両どうしで比べる必要があります。

こうした反応は、集計の精度を上げる材料になります。反論が出るということは、数字を見ているということです。無反応のほうが、実は困った状態です。

毎月の締め方を決める

月次で回すことが続けるコツだと書きましたが、続けるためには締めの手順を固定する必要があります。

決めておきたいのは三つです。いつ集計するか、誰が数字を集めるか、どこまで揃ったら締めるか。とくに三つ目が重要で、全部揃うまで待つ運用にすると、いつまでも締まりません。

実務的には、期日を決めて、その時点で届いていない請求は概算で入れる形にしてください。翌月に確定したら差額を調整します。精度は落ちますが、締まらないよりはるかに有益です。

集めるほうの手順も決めておきます。稼働の数字は運行の担当から、費目の数字は経理から、給与は総務から。誰にいつ依頼するかを固定すれば、毎月の連絡が定型になります。

そして、締めた後に十五分だけ数字を見る時間を作ってください。作って終わりでは、意味がありません。前月と比べて動いた項目を一つ拾い、理由を確認する。これだけで十分です。

リース車と所有車で見え方が変わる

費目の割り当ての表で、減価償却費とリース料を同じ扱いにしました。集計の上ではそれで構いませんが、読むときには違いを意識してください。

所有している車両は、償却が終われば固定費が大きく下がります。同じ仕事をしていても、償却済みの車両は数字がよく見えます。これは経営の実態を反映していますが、車両の年式が古いという事実も同時に意味します。

一方、リース車は期間を通じて費用が平準化されます。数字は安定しますが、契約が続く限り下がりません。

だから、車両どうしを比べるときは、経過年数と契約の残りを横に置いてください。償却済みの古い車両と、新しいリース車を並べて「こちらのほうが儲かっている」と判断すると、入れ替えの時期を見誤ります。

入れ替えを検討するときは、今の車両を使い続けた場合の修理費の見込みと、新しい車両の費用を並べて比べてください。原価の表があれば、修理費の推移がそのまま材料になります。

作った表をどこまで見せるか

集計した表は、社内の資料としてだけでなく、外に対しても使える場面があります。ただし、そのまま出すのは避けてください。

荷主との交渉では、会社全体の内訳をすべて開示する必要はありません。必要なのは、その荷主の仕事にかかっている費用と、それに対する運賃の関係です。関係のない情報まで出すと、別の議論を呼び込みます。

金融機関に対しては、逆に全体を見せたほうが伝わることがあります。どの車両が稼いでいて、どこに手を入れているのか。管理ができている会社という印象は、資金の相談で効きます。

承継の場面では、車両別・荷主別の資料をまとめて求められます。ここでも、日頃から作っていれば渡すだけで済みます。求められてから作ると、精度も説得力も落ちます。

そして、どの数字を誰に見せたかを控えておいてください。後から話が食い違ったときに、どの資料に基づいた話だったかを確認できます。

精度を上げるべき場面と、そうでない場面

精度は八割で十分だと書きましたが、例外があります。どこで精度が必要になるかを分けておくと、力の入れどころが決まります。

粗いままでよいのは、車両どうしを比べるときです。同じルールで割っている限り、順位は変わりません。どの車両に手を入れるかを決める用途なら、これで足ります。

精度が要るのは、特定の取引について運賃を交渉するときです。相手に示す数字が実態と離れていると、その一点を突かれて話が止まります。この場合は、その荷主の便に絞って、燃料も高速代も実績で拾ってください。範囲が狭いので、手間はさほどかかりません。

もう一つ精度が要るのが、撤退や車両の入れ替えを決めるときです。判断が元に戻せないため、根拠を厚くする必要があります。少なくとも数か月分を並べて、その月がたまたまだったのではないことを確認してください。

つまり、日常は粗く、決める場面だけ厚くする。この使い分けができれば、作業量を抑えたまま、判断の質を保てます。

集計の担当を誰にするか

担当者を決めることが続けるコツだと書きました。では誰が向いているか。実務では、経理の担当者よりも、運行の内容を知っている人のほうが適していることが多くあります。

理由は、数字の異常に気づけるからです。ある車両の走行距離が急に伸びていれば、運行を知っている人なら心当たりがあります。数字だけを扱っている人には、それが正常なのか異常なのかが判断できません。

そのうえで、費目の数字は経理から受け取る形にしてください。両方を一人で抱えると負担が重くなります。

担当を決めたら、作業の手順を一枚に書いておいてください。どこからどの数字を取り、どのシートのどこに入れるか。担当が代われば、この一枚がそのまま引き継ぎの資料になります。

そして、社長は集計そのものではなく、出た数字を見て決める役に回ってください。作業まで抱えると、忙しい月に止まります。

まとめ

原価計算は、難しい理論ではなく、決めたルールで割り当てて割り算するだけの作業です。まず1台、1か月分から始めてみてください。

集計表のつくり方や、費目の分け方についてもご相談を承っています。