36協定とは
労働基準法で定められた労働時間を超えて働かせる、または法定休日に働かせる場合、労働者の過半数代表者（または過半数労働組合）との書面による協定を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。
これがなければ、1分でも法定時間を超えて働かせることができません。運送業では、実質的に必須の手続きです。
締結の単位
協定は事業場ごとに締結します。営業所が複数ある会社では、営業所ごとに必要になるのが原則です。
「本社で結んでいるから大丈夫」と思っていたら、営業所分がなかった——というケースは実際にあります。営業所を新設したら、協定も必要と覚えておいてください。
過半数代表者の選び方
ここが最も指摘を受けやすい部分です。次の条件を満たす必要があります。
- 管理監督者ではないこと：部長・所長などの立場の人は原則なれません
- 民主的な手続きで選ばれること：投票、挙手、話し合いなど
- 会社が指名していないこと
- 36協定を結ぶための代表者だと明示して選ぶこと
よくある不備は次です。
- 社長が「今年も君で」と指名している
- 親睦会の代表が自動的に兼ねている
- 選出の手続きの記録が残っていない
- 管理監督者が代表になっている
選出の手続きを記録に残してください。 投票用紙、回覧の記録、議事録など。監査や労務デューデリジェンスで確認されます。労務デューデリジェンスで見られる書類をご覧ください。
記載する内容
協定には、おおむね次を定めます。
- 時間外労働をさせる必要のある具体的な事由
- 対象となる業務の種類と労働者数
- 延長できる時間（1日、1か月、1年）
- 休日労働をさせる日数と始業・終業時刻
- 協定の有効期間
- 特別条項を設ける場合はその内容と手続き
時間の上限や様式は改正されることがあるため、最新の様式と基準を労働基準監督署または社労士に確認してください。
自動車運転者の扱い
自動車運転の業務には、一般の業種とは異なる取扱いが定められています。あわせて、拘束時間・休息期間の基準も適用されます。36協定を結んでいれば何時間でもよい、というわけではありません。
時間外労働の上限規制への対応で、規制全体の考え方を整理しています。
届出と周知
- 労働基準監督署に届け出る：届け出て初めて効力を持ちます
- 労働者に周知する：事業場に掲示する、書面を交付する、など
周知を忘れているケースが多くあります。締結して届け出ただけでは不十分です。休憩室に掲示する、点呼場所に備え置くなどの対応をしてください。
更新漏れが起きやすい理由
協定には有効期間があり、通常は1年です。期限が来たら再度締結し、届け出る必要があります。
漏れやすい理由は次です。
- 担当者が1人で、その人が忙しい時期と重なる
- 前年のコピーで済ませようとして、代表者の選出を飛ばす
- 営業所ごとに時期がバラバラ
- 担当者が交代して引き継がれていない
防ぎ方
- 更新月をカレンダーに固定する（できれば全営業所で揃える）
- 2か月前にリマインドする仕組みを作る
- 代表者の選出手続きを含めた手順書を作る
- 担当を複数にする
協定がない・不備がある場合
- 時間外労働そのものが法違反となり得る
- 監査・臨検で指摘される
- M&Aでは、労務リスクとして減額の対象になります
- 過半数代表者の選出が不適正だと、協定自体が無効と判断される可能性があります
最後の点が見落とされがちです。形式が整っていても、選出手続きに問題があれば効力が疑われます。
あわせて見直すもの
36協定を見直す際は、次も同時に確認してください。
- 就業規則の内容と整合しているか（就業規則の見直し）
- 賃金規程の割増率と実際の支払いが一致しているか（賃金規程と実態を一致させる）
- 他の労使協定（変形労働時間制、賃金控除など）の有効期限
選出手続きの記録をどう残すか
選出の手続きを記録に残してくださいと書きました。何をどう残すかを具体的にします。
まず、選出の目的を知らせた記録です。何のための代表者を選ぶのかを明示して呼びかけた、という事実が要ります。回覧の文面、掲示した文書、あるいは配布した用紙。原本を保管してください。
次に、選出の過程の記録です。投票なら投票用紙と集計の結果、挙手なら議事録、話し合いなら参加者と経過。方法は問われませんが、記録がないと手続きがあったこと自体を示せません。
そして、選ばれた人の氏名と、その人が管理監督者に当たらないことが分かる資料も揃えてください。役職の一覧があれば足ります。
記録は、協定の控えと一緒に保管してください。別々に管理していると、後から探すときに片方が見つかりません。
そして、毎年同じ人が選ばれる場合も、毎年手続きを行ってください。前年の記録を流用すると、その年の手続きがなかったことになります。
営業所ごとの管理をどう回すか
営業所ごとに時期がバラバラという問題を挙げました。これを整理する方法を示します。
まず、全営業所の有効期間を一覧にしてください。どこがいつまでか。この表がなければ、管理のしようがありません。
そのうえで、更新の時期を揃えられないかを検討してください。揃えるには、一度短い期間で締結し直す必要が生じる場合がありますが、その後の管理が大幅に楽になります。
揃えられない場合は、それぞれの期限を予定表に載せてください。二か月前に動き出す形にしておけば、選出の手続きから間に合います。
そして、営業所ごとに担当を決めてください。本社が全部を回そうとすると、現地での選出の手続きが形だけになります。現地で手続きを行い、本社が確認する形が回りやすいでしょう。
新しく営業所を設けたときは、この一覧に追加してください。開設の手続きに気を取られて、労務の側が漏れることがあります。
手順書を作る
代表者の選出手続きを含めた手順書を作ると書きました。中身を具体的にします。
書くのは、いつ、誰が、何をするかです。二か月前に対象者へ通知、一か月半前に選出、一か月前に協定を作成、期限までに届出。この流れを日付とともに書いてください。
あわせて、使う書式も添付してください。呼びかけの文面、投票の用紙、議事録の様式。毎年ゼロから作る必要がなくなります。
そして、届出の方法と提出先も書いてください。担当が代わったときに、どこへ出すのかが分からず止まることがあります。
周知の方法も手順に含めてください。届出で終わりにしないための仕組みです。どこに掲示し、どう知らせるか。
手順書は、実際に一度使ってから見直してください。抜けている工程が必ず見つかります。
特別条項を設ける場合
特別条項を設ける場合はその内容と手続きを定めると触れました。運用面で気をつける点を補足します。
まず、どういう場合に発動するのかを具体的に書く必要があります。漠然とした事由では、実際に使えません。自社の運行でどういう事態が起きうるかを整理してから定めてください。
次に、発動する際の手続きです。誰が判断し、どう記録するか。定めた手続きを実際に踏んでいなければ、条項があっても意味がありません。
そして、発動した回数と内容の記録を残してください。年間の回数に上限が定められている場合、記録がなければ管理できません。
あわせて、自動車運転の業務には別の取扱いがあることを踏まえてください。一般の業種と同じ考え方で組むと、実態に合わないことがあります。
設ける内容と様式は改正されることがあるため、締結の時点で最新の基準を確認してください。前年の内容をそのまま使うと、変更に気づけません。
他の労使協定とあわせて管理する
他の労使協定の有効期限も確認すると書きました。まとめて管理する方法を示します。
まず、自社が結んでいる労使協定をすべて洗い出してください。時間外と休日労働に関するもの、賃金からの控除に関するもの、変形労働時間制に関するもの、休暇の付与に関するもの。思っているより数があります。
それぞれについて、締結した日、有効期間、届出の要否、届出済みかどうかを一覧にしてください。届出が必要なものとそうでないものがあるため、区別して管理する必要があります。
そして、期限のあるものは、更新の予定を同じ表に書き込んでください。ここまでやると、年間の作業が見えます。
あわせて、それぞれの協定の内容が、就業規則や賃金規程と整合しているかを確認してください。協定だけを更新して、規程が古いままということがあります。
この一覧は、承継の場面でそのまま資料になります。求められてから集めると、探すだけで時間がかかります。
周知が形だけにならないように
周知を忘れているケースが多いと書きました。実際に届く形にするための工夫を挙げます。
まず、置く場所を選んでください。事務所の書棚では、乗務する人の目に触れません。点呼の場所、休憩室、更衣室。実際に立ち寄る場所に置いてください。
そして、置いてあることを伝えてください。掲示しても、見るように促さなければ気づかれません。締結した時点で一度、朝礼や点呼の場で伝えるだけで違います。
内容についても、要点だけを分かりやすくまとめた紙を添えると効果があります。協定の様式そのものは読みにくく、何が書いてあるか伝わりません。
電子で共有する方法もありますが、全員が見られる環境かを確認してください。使えない人がいるなら、紙も併用する必要があります。
そして、周知した記録を残してください。いつ、どこに、どう掲示したか。写真でも構いません。
協定と実態が合っているか
協定を結んでいれば何時間でもよいわけではないと書きました。もう一段、実務的な確認を加えます。
協定で定めた時間の範囲に、実際の労働時間が収まっているかを確認してください。協定はあるが、実態がそれを超えている。この状態では、協定があること自体が意味を持ちません。
確認は月次で行ってください。年度末にまとめて見ると、超えていることに気づいても手を打てません。
超えている人がいる場合、原因を確かめてください。特定の運行に無理があるのか、人が足りないのか、配車が偏っているのか。原因によって対処が変わります。
そして、協定で定めた時間そのものが実態と合っていない場合もあります。実際にはこれだけ必要なのに、少ない時間で結んでいる。この場合は、次の締結で見直すか、運行の側を変えるかの判断になります。
ただし、実態に合わせて時間を大きくすればよいという話ではありません。上限の範囲があり、長時間を前提とした運用そのものが問題になります。
担当が代わるときの引き継ぎ
担当者が交代して引き継がれていないという漏れの理由を挙げました。ここを防ぐ方法を示します。
まず、引き継ぐ資料を一か所にまとめてください。手順書、過去の協定の控え、選出の記録、営業所ごとの期限の一覧。この四つが揃っていれば、引き継ぎは短時間で済みます。
そして、口頭ではなく、実際に一度一緒に作業してください。前任者がいるうちに一回りすれば、次からは一人でできます。書類だけを渡すと、細かい判断のところで止まります。
あわせて、確認する立場の人を決めておいてください。担当が一人だけだと、その人が代わるたびに引き継ぎのリスクが生じます。二人が関わる形にしておけば、片方が代わっても続きます。
そして、引き継いだ後の最初の一回は、期限より早めに動いてください。慣れない作業で、想定より時間がかかります。
この体制は、承継の場面でも問われます。担当者個人に依存した管理は、引き継ぐ側にとって不安の材料になります。
不備が見つかったときの直し方
過半数代表者の選出が不適正だと協定自体が無効と判断される可能性があると書きました。不備に気づいた場合の対応を整理します。
まず、いつからその状態かを確認してください。今年だけなのか、数年続いているのか。範囲によって、影響の大きさが変わります。
そのうえで、今の期間について正しい手続きをやり直せるかを検討してください。有効期間の途中でも、締結し直して届け出ることはできます。早く直すほど、不備の期間が短くなります。
過去の期間については、遡って直すことはできません。だから、その期間に行われた時間外労働の扱いについて、専門家に相談してください。ここは自己判断で結論を出さないでください。
そして、同じことが繰り返されないよう、手順を作ってください。不備の原因は、たいてい手順がないことにあります。
あわせて、他の協定についても同じ確認をしてください。一つで不備があった場合、他でも同じ状態になっていることが多くあります。
まとめ
36協定は事業場ごとに締結し、届け出て、周知する必要があります。過半数代表者の選出手続きが最も指摘されやすい部分で、記録を残すことが重要です。更新は年1回。更新月を固定し、手順書を作り、担当を複数にすることで漏れを防いでください。
※ 本記事は一般的な考え方を整理したものです。労働時間・賃金に関する具体的な取扱いは、法令の改正や個別の労働条件、実際の運用によって異なります。是正を検討される際は、社会保険労務士等の専門家にご確認ください。