まず現状の手間を書き出す
請求業務の流れを、工程ごとに時間を測ってください。
- 運行実績の集計（日報・伝票から）
- 料金の計算（運賃、待機料、高速代、附帯作業）
- 請求書の作成
- 荷主ごとの様式への転記
- 印刷、封入、郵送
- 入金の確認と消込
- 差異の照会と対応
どこに一番時間がかかっているかが分かれば、優先して手を打てます。事務・バックオフィスの体制をご覧ください。
電子化の三つの段階
段階1：請求書の作成を自動化する
運行実績のデータから、請求データを自動で作ります。TMSや配車システムと連動させると、転記がなくなります。TMS導入の効果と落とし穴をご覧ください。
効果が大きいのは次の点です。
- 転記ミスがなくなる
- 請求漏れがなくなる：待機料・附帯作業料の計上漏れは実際によくあります
- 作成時間が大幅に減る
段階2：送付を電子化する
- PDFをメールで送る
- 請求書発行システムを使う
- 荷主のシステムに直接データを送る（荷主とのEDI連携）
印刷・封入・郵送の手間と費用がなくなります。荷主の同意が必要なので、事前に確認してください。
段階3：入金消込を自動化する
入金データと請求データを自動で照合します。件数が多い会社では効果が大きくなります。
入金の遅れや差異にすぐ気づけることも重要な効果です。
電子取引への対応
電子でやりとりした取引情報の保存について、法令で要件が定められています。要件は改正されることがあるため、最新の内容を税理士または国税庁の情報で確認してください。
実務上のポイントは次のとおりです。
- メールで受け取った請求書・領収書も対象になり得る
- 検索できる形での保存
- 改ざん防止の措置
対応した会計ソフト・システムを使うのが、最も確実です。
※ 本記事は一般的な考え方を整理したものです。税務の取扱いは、法令の改正や個別の事情によって異なります。実際の判断にあたっては、必ず税理士等の専門家にご確認ください。
荷主ごとの様式への対応
運送業でよくある負担が、荷主ごとに指定の様式があることです。
- 荷主指定のフォーマットに転記する
- 荷主のWebシステムに入力する
- 独自の集計方法に合わせる
この作業は自動化しにくい部分です。次を検討してください。
- データ連携に切り替えられないか荷主に相談する
- 件数の多い荷主から優先的に対応する
- 自社システムから出力できる形式を確認する
導入の進め方
- 現状の工程と時間を測る
- 荷主ごとの請求方法を一覧にする
- 件数の多い荷主から対応する
- 1〜2社で試す：並行運用の期間を設ける
- 問題がなければ広げる
いきなり全荷主を切り替えないでください。 請求が止まると資金繰りに直結します。
注意点
1. 請求漏れの確認
自動化しても、元のデータが入っていなければ請求されません。待機料・附帯作業料が現場で記録されているかを確認してください。待機料・附帯作業料の収受をご覧ください。
2. 料金体系の整理
システム化の前提として、料金のルールが明確である必要があります。「あの荷主だけ特別」が多いと、システム化が難しくなります。この機会に料金体系を整理してください。荷主との契約書を整えるをご覧ください。
3. 属人化の解消につながる
請求業務が特定の人しかできない状態は、会社の急所です。システム化は、その解消にもなります。
補助制度
システム導入について支援制度が用意されることがあります。年度によって内容が変わるため、最新の情報を確認してください。IT導入関連の支援をご覧ください。
M&Aでの意味
- 請求業務が仕組みで回っている（属人的でない）
- 請求漏れがない
- 荷主別の売上がすぐ出せる
- 入金管理ができている（売掛の回収状況）
デューデリジェンスでは、荷主別売上の3期分が必ず求められます。システム化されていれば、すぐ出せます。直近3期の数字をどう見せるか、財務デューデリジェンスで指摘されやすい点をご覧ください。
まとめ
まず現状の工程と時間を測ってください。実績データから請求書を自動作成できると、転記の手間と請求漏れがなくなります。荷主ごとの指定様式が最大の障害なので、件数の多い先から対応してください。並行運用の期間を必ず設けること。