EDIとは
企業間で、伝票や帳票のやりとりをデータで直接行う仕組みです。運送業では、次のやりとりが対象になります。
- 荷主 → 運送会社：配送の依頼、出荷指示
- 運送会社 → 荷主：配車の回答、実績報告、配送完了の連絡
- 運送会社 → 荷主：請求データ
- 荷主 → 運送会社：支払通知
連携でなくなる手作業
- FAX・メールで来た依頼の手入力
- 入力ミスの確認と修正
- 完了報告の電話・FAX
- 請求書の作成と送付
- 荷主側での照合作業
事務の負担が大きく減ります。 特に件数の多いルート配送や宅配では効果が大きくなります。事務・バックオフィスの体制をご覧ください。
方式の種類
| 方式 | 特徴 |
|---|---|
| 荷主のシステムに接続 | 荷主指定の方式。運送会社側で対応が必要 |
| Web-EDI | ブラウザで荷主の画面に入力・確認する。導入は容易だが、自社システムへの取り込みは別途必要 |
| ファイル連携 | CSVなどのファイルを受け渡す。比較的簡易 |
| API連携 | システム同士が直接やりとりする。柔軟だが開発が必要 |
Web-EDIは「入力の場所が変わっただけ」になることがあります。自社のTMSに取り込めるかを確認してください。TMS導入の効果と落とし穴をご覧ください。
標準化の動き
荷主ごとに方式が違うと、運送会社側の負担が大きくなります。業界ではデータ項目や連携方式の標準化が進められています。
標準に対応した製品を選んでおくと、新しい荷主との連携が容易になります。標準の内容や名称は更新されるため、最新の情報を確認してください。
導入の進め方
- 現状を把握する：荷主ごとに、どの方法で何をやりとりしているか
- 件数の多い荷主を特定する：効果が大きい先から
- 荷主に相談する：連携の可否と方式
- 自社のシステムとの接続を確認する
- テストする：並行運用の期間を設ける
- 本番に切り替える
並行運用の期間を必ず設けてください。 いきなり切り替えると、トラブル時に業務が止まります。
費用と負担の分担
- 荷主が指定するシステムの利用料
- 自社システムの改修費用
- 通信費
- 運用の手間
誰が負担するかを、導入前に確認してください。荷主の都合で導入する場合、費用負担を相談する余地があります。
また、連携によって自社の事務負担が減るのであれば、それは自社の利益でもあります。総合的に判断してください。
注意点
1. 荷主ごとに増える負担
荷主ごとに違う方式に対応していると、それぞれの運用を覚える必要があります。担当者が限られると属人化します。
2. データの取扱い
荷主の出荷情報は営業機密です。アクセス権限の管理と、退職時の対応を決めてください。個人情報・貨物情報の取扱いをご覧ください。
3. 障害時の対応
システムが止まったときの代替手段（電話、FAX）を決めておいてください。運行は止められません。
4. 契約への反映
データでやりとりする場合も、運送の条件は契約書で明確にしてください。データの項目だけでは、責任範囲や料金の取り決めは決まりません。荷主との契約書を整えるをご覧ください。
取引の安定につながる
データ連携が確立すると、荷主にとって切り替えのコストが高くなります。
- 他社に変えると、また連携を作り直す必要がある
- 業務プロセスが自社と結びついている
これは、取引の継続性という形で企業価値になります。評価が上がる会社の条件をご覧ください。
M&Aでの意味
- 荷主との連携状況（何社と、どの方式で）
- 連携によって業務が効率化されているか
- システムの契約とライセンス（システムを引き継ぐときの注意）
- データの管理体制
連携している荷主が多いことは、関係の深さを示す材料になります。
まとめ
EDI連携は、依頼の手入力と完了報告の往復をなくします。Web-EDIは導入が容易ですが、自社システムに取り込めるかを確認してください。件数の多い荷主から始め、並行運用の期間を必ず設けること。連携の確立は、取引の継続性という形で企業価値になります。