事務が担っている業務
| 領域 | 主な業務 |
|---|---|
| 売上・請求 | 運賃の集計、請求書の作成・送付、入金の消込、督促 |
| 支払い | 傭車費、燃料、リース、経費の支払い |
| 給与 | 労働時間の集計、給与計算、明細の作成、社会保険 |
| 労務 | 入退社の手続き、健診の手配、36協定などの期限管理 |
| 許認可 | 届出、選任者の研修管理、帳票の保存 |
| 車両 | 車検・保険の管理、事故の保険対応、リース契約 |
| 経理 | 証憑の整理、月次の資料、税理士とのやりとり |
| その他 | 電話対応、来客、採用の窓口 |
会社を回すために必要なことのほとんどが、ここに集まっています。
一人事務のリスク
- 休めない：給与計算や請求の時期は特に
- 辞めたら止まる：引き継ぎ資料がないことが多い
- ミスに気づけない：確認する人がいない
- 不正のリスク：チェック機能が働かない
- 承継できない：業務の全体像が本人にしか分からない
4番目は言いにくい話ですが、現金・振込・請求をすべて一人が扱う状態は、その人を守る意味でも望ましくありません。
まずやること：業務の棚卸し
大がかりな改革の前に、何をやっているかを書き出すところから始めてください。
- 業務名
- いつやるか（毎日、毎月◯日、年◯回）
- 誰に対して／どこに提出するか
- 使っているシステム・様式
- 所要時間
1枚の表にするだけで、期限のある業務とその人しかできない業務が見えてきます。
標準化する
- 手順書を作る：月次の作業を、順序と画面の操作まで書く
- 年間カレンダーを作る：36協定、健診、選任者研修、車検、保険更新、決算
- 様式を固定する：その都度作らない
- 保存場所を決める：誰でも探せるように
手順書は完璧でなくて構いません。「これを見れば7割はできる」水準で十分です。
チェック機能を作る
- 振込の承認は別の人が行う
- 請求の合計を社長または別の担当が確認する
- 給与計算の結果を、前月比で確認する
- 入金の消込状況を月次で共有する
小規模でも、二人の目を通す仕組みは作れます。
システム化を進める
- 運送管理システム：配車から請求までつなげる
- 給与計算ソフト：手計算をやめる
- クラウド会計：税理士との連携が楽になる
- 電子帳簿保存への対応：要件は変わることがあるため最新の情報を確認
導入時は負担が増えますが、属人化の解消と引き継ぎのしやすさという効果は大きいものです。
デジタコと連動させると、労働時間の集計から給与計算までがつながります。デジタコを労務管理にどう使うかをご覧ください。
人を増やせない場合
小規模な会社では、事務を二人にする余裕がないこともあります。その場合でも次はできます。
- 手順書を作る：これだけでも引き継ぎ可能性が大きく変わります
- 社長が一部を把握する：ネットバンキング、主要な期限
- 外部に一部を委託する：給与計算は社労士、記帳は税理士
- 短時間のパートを併用する：単純作業を切り出す
承継・M&Aでの論点
買い手が確認するのは次です。
- 事務が何人体制か
- その人が辞めたら何が止まるか
- 手順書・マニュアルがあるか
- システムを使っているか、手作業か
- 請求・入金の管理が正確か
- 労務・許認可の期限管理ができているか
事務担当が社長の配偶者や親族というケースは運送業に多くあります。この場合、M&A後にその人が退くことがほぼ前提になるため、買い手は「誰が代わるのか」を必ず問います。
該当する場合は、承継の準備として業務の文書化を最優先してください。公私混同の解消が最優先である理由、企業価値を高める取り組みをご覧ください。
まとめ
事務は請求から労務・許認可まで幅広く担い、一人体制だと会社の急所になります。まず業務を棚卸しして1枚の表にし、手順書と年間カレンダーを作ってください。人を増やせなくても、文書化と外部委託でリスクは下げられます。親族が担っている場合は特に、早めの文書化が必要です。