実績報告とは
交付決定を受けた内容どおりに事業を実施したことを、書類で証明する手続きです。報告の内容が確認され、補助額が確定してから入金されます。
制度によって必要書類は異なるため、交付決定時に示される要領を必ず確認してください。
※ 補助金の名称・対象経費・要件・公募時期は年度によって変わります。本記事は一般的な進め方を整理したものですので、実際の申請にあたっては、必ず最新の公募要領をご確認ください。
一般的に必要になる書類
| 書類 | 確認されること |
|---|---|
| 見積書 | 交付決定前に取得したものか。相見積りの有無 |
| 発注書・契約書 | 交付決定後の日付か |
| 納品書 | 実際に納品されたか、日付 |
| 請求書 | 金額、内訳 |
| 領収書・振込記録 | 実際に支払ったか |
| 通帳の写し | 支払いの事実 |
| 写真 | 導入した設備の現物 |
| 実績報告書 | 事業の内容と効果 |
日付の整合性が最も厳しく見られます。交付決定 → 発注 → 納品 → 支払いの順になっているかを確認してください。
支払方法の注意
- 振込が原則：現金払いは証拠が弱く、認められないことがあります
- 会社の口座から支払う：社長個人の口座からの支払いは問題になります
- クレジットカード払い：引き落としまで確認できる書類が必要になることがあります
- 相殺・手形：認められない場合があります
- 報告期限までに支払いが完了していること
社長個人のカードで支払ったというケースは実際にあります。これは公私混同の問題でもあります。公私混同の解消が最優先である理由をご覧ください。
写真の撮り方
制度によって求められる撮り方が異なりますが、次が基本です。
- 設置前・設置中・設置後を撮る
- 設備の全体が分かる写真
- 型番・製造番号が読める写真
- 設置場所が分かる写真
- 補助事業である旨の表示が求められる場合は、それも撮る
設置前の写真は、撮り忘れると後から撮れません。 導入の当日に、担当者が撮る段取りを決めておいてください。
報告が通らない典型例
- 交付決定前の日付で発注していた：最も多い
- 見積りと違うものを買った：型番・仕様の変更を事前に届け出ていない
- 対象外の経費が混ざっていた：付属品、消耗品、保守料など
- 支払いが完了していない：分割払いの途中
- 領収書の宛名が個人
- 写真がない・不鮮明
- 報告期限を過ぎた
2番目について、変更が必要になったら必ず事前に相談してください。「良かれと思って上位機種にした」も問題になります。
日頃の保管の仕方
導入が決まったら、専用のファイルを1つ作ってください。
- 公募要領、交付決定通知
- 見積書、発注書、契約書
- 納品書、請求書、領収書
- 振込記録、通帳の写し
- 写真（日付が分かる形で）
- やりとりのメール
後からかき集めるのが最も大変です。その都度入れる習慣にしてください。
保存期間
補助金に関する書類には、一定期間の保存義務があります。期間は制度によって異なります。
また、実地検査が行われることがあります。設備が実際に使われているかを確認されるため、書類とともに現物の状態も維持してください。
効果報告
制度によっては、実績報告とは別に数年間の事業化状況報告が求められます。
- 売上・利益の推移
- 労働時間・生産性の変化
- 賃上げの状況（要件になっている場合）
申請時に書いた効果の数値と照らされます。過大な数字を書いていると、ここで説明に困ります。事業計画書の書き方をご覧ください。
承継・M&Aとの関係
補助金を受けた設備がある場合、次を整理しておいてください。
- いつ、どの制度で、何を導入したか
- 処分制限の期間（取得財産の処分制限）
- 報告義務が残っているか
- 関係書類の保管場所
デューデリジェンスで確認されます。 制限の内容を把握していないと、手法の選択にも影響します。法務デューデリジェンスと契約書の棚卸しをご覧ください。
まとめ
実績報告では、交付決定 → 発注 → 納品 → 支払いの日付の整合性が最も厳しく見られます。支払いは会社の口座から振込で行い、設置前の写真を撮り忘れないでください。導入が決まったら専用のファイルを作り、書類をその都度入れる習慣にしてください。