棚卸差異が出たとき｜原因の切り分けと再発防止

切り分けの順序

次の順で確認してください。順序を飛ばすと現場の信頼を失います。

実務では、1〜5でほとんどが説明できます。

差異の多くは「見落とし」です。在庫が存在し得る場所をすべて一覧にしてください。

棚卸のたびに、この一覧に沿って確認する運用にしてください。

差異が出たら、次を記録してください。

「原因を追って対処した記録」が残っていることが重要です。差異ゼロを目指すより、こちらのほうが現実的で、評価もされます。

人への注意では再発します。仕組みで直してください。

差異が出ていること自体より、原因を追って対処しているかが見られます。差異の一覧、原因、再発防止策の3点セットが残っていれば、管理されている会社と評価されます。

原因を潰すのと並行して、差異が発生しにくい形に運用を変えてください。

5番目を設けていない店が多くあります。修理に出している、業者間市場に出品中、といった状態を表す区分がないと、棚にない品物がすべて差異として計上されます。実態は差異ではなく、記録の設計の問題です。

全在庫を年1回数えるだけでは、原因の特定が困難です。

1番目の効果が大きい理由は、範囲が狭いからです。1か月分の取引を追えば原因にたどり着けます。年1回の全数棚卸で差異が出ても、12か月分のどこで起きたかは追えません。頻度を上げることが、そのまま原因究明の可能性を上げます。

差異を「合わなかった」という事務上の問題として処理していると、改善が進みません。

4番目の説明が、現場の意識を変えます。「差異が30万円」ではなく「粗利が30万円減った」と伝えると、記録の重要性が具体的に伝わります。あわせて、買収監査では必ず確認される項目でもあるため、推移が改善している記録は説明材料になります。

差異の原因は、記録漏れ・場所の見落とし・登録ミスの順に確認してください。盗難を疑うのは最後です。

まず在庫が存在し得る場所の一覧を作るところから始めましょう。

※ 本記事は一般的な考え方を整理したものです。税務上の取扱いや補助金の対象・要件は、制度の改正や個別の事情によって異なります。実際の判断にあたっては、税理士等の専門家および管轄窓口にご確認ください。