在庫管理システムとデータの引き継ぎ｜承継前に確認すること

確認する三点

クラウドのサービスを使っている場合、解約するとデータが取り出せなくなることがあります。次の点を確認してください。

取引の記録は、法令上一定期間の保存が求められます。システムで管理している場合、承継後も参照できる状態を保つ必要があります。

保存の要件はシステムの仕様によって満たし方が変わります。判断がつかない場合は管轄の警察署に確認してください。

「あの人しか触れない」システムは、承継の障害になります。

古いシステムを使い続けているなら、承継は入れ替えの機会でもあります。ただし移行中の混乱を避けるため、代表交代と同時にはしないでください。

在庫のデータは、会社の資産です。

4番目を実際に試してください。契約上は出力できることになっていても、実際の形式が使えないことがあります。承継の前に一度出力し、内容を確認しておいてください。

法令上の記録が、システムの中にある場合の確認事項です。

保存の要件は、所轄の警察署にご確認ください。電子的な記録の保存方法について、認められる形式と条件があります。システムを乗り換える場合や解約する場合、過去の記録をどう保存するかを事前に確認してください。

システムを扱える人が1人だと、承継できません。

6番目を忘れないでください。長年使っているシステムには、自社向けの設定や運用の工夫が蓄積されています。それが記録されていないと、承継後に誰も理解できません。設定の内容と、その理由を文書に残してください。

承継の機会にシステムを変える判断もあります。

1番目を守ってください。承継と同時にシステムを変えると、混乱が重なります。どちらか一方が落ち着いてから、もう一方に着手する順序にしてください。承継の1年前か、承継後1年経ってからが目安です。

システムは契約・データ・運用の三点で確認してください。

データを取り出せるか、複数人が操作できるか。この二つが最も重要です。