現金の取扱いルール｜内部不正を防ぐ体制

現金が動く場面を洗い出す

それぞれについて、誰が扱い、誰が確認するかを決めてください。

それぞれについて、誰が扱い、誰が確認するかを決めてください。1人で完結する場面があるかどうかがリスクの所在を示します。

1番目が、リユース業に特有の形です。価格の妥当性を検証できないと発見できません。

1番目がリユース業に特有です。買取価格には「正しい値」がないため、不当に高く買っても「目利きが甘かった」で説明がついてしまいます。

少人数店で完全な分離は難しいものです。できる範囲で「1人で完結させない」形にしてください。

少人数店で完全な分離は難しいものです。できる範囲で組み合わせ、足りない部分はデータでの検証で補うという考え方が現実的です。

人の目より、数字のほうが確実です。次を月次で見てください。

これらは不正の発見だけでなく、育成の材料にもなります。「疑うための数字」ではなく「見る習慣」として運用してください。

人の目より、数字のほうが確実です。この5つを月次で見る習慣がつけば、異常は自然に浮かび上がります。見ていること自体が抑止にもなります。

買取代金の振込対応、販売のキャッシュレス決済。現金が動く量そのものを減らすのが、最も確実な対策です。

現金が動く量そのものを減らすのが最も確実な対策です。記録が自動的に残り、レジ締めも速くなります。導入の効果は不正防止だけではありません。

就業規則や社内規程に、次を書いておいてください。

明文化することが、そのまま抑止になります。

明文化することがそのまま抑止になります。ルールがなければ「悪いことだと思わなかった」という主張が成り立ってしまいます。就業規則に書き込んでください。

人の目で監視するより、数字を定期的に見るほうが確実です。月次の会議に議題として置いてください。

1回の数字では判断できません。3か月以上同じ傾向が続いているかを見てください。たまたま外れることは誰にでもあります。

また、異常が見つかっても即座に不正と決めつけないでください。担当カテゴリの違い、経験の差、相場の変動。別の説明がつくことも多くあります。

内部不正は、人の問題ではなく仕組みの問題です。1人で完結させない、データで検証する、現金を減らす。この3つで防げます。

まず担当者別の買取原価率を出してみてください。見る習慣をつけることが第一歩です。