2種類の顧客情報がある

リユース店が持つ顧客情報は、目的が異なる2種類に分かれます。

  • 古物営業法にもとづく取引記録・本人確認記録：法令上の義務で作成・保存しているもの
  • 販促のための顧客情報：会員情報、LINE登録者、メール配信リストなど

この2つは、扱いが異なります。混同しないでください。

承継の方式による違い

株式譲渡事業譲渡
事業者変わらない（同じ法人）変わる
個人情報の扱い事業者が同一のため、比較的整理しやすい第三者提供にあたるかの検討が必要

事業譲渡の場合、個人情報保護法上の整理が必要になります。合併その他の事由による事業承継に伴う提供の扱いなど、具体的な要件を専門家に確認してください。

古物営業法の記録

取引記録と本人確認記録には保存義務があります。事業を引き継ぐ側は、これを引き継いで保存する必要が生じます。

ただし、事業譲渡の場合の記録の扱いは、管轄窓口に確認してください。誰が保存義務を負うかを明確にしておく必要があります。

開示の順序

  1. 買収監査まで：件数、リピート率などの統計値のみ。個人が特定できる情報は出さない
  2. 最終契約の直前：法的な整理を済ませたうえで、必要な範囲
  3. 引き渡し時：整理された形で引き継ぐ

「参考までに名簿を見せる」は避けてください。

価値を示す方法（個人情報を出さずに）

買い手に価値を伝えるには、統計値で十分です。

  • 買取のあった相手の総数
  • 2回以上取引のある相手の数と比率
  • 1人あたりの平均取引回数と平均買取額
  • 直近1年で取引のあった相手の数
  • 会員・LINE登録者の数と、配信の反応率

実務での注意点

  • プライバシーポリシーに、事業承継時の扱いが書かれているか確認する
  • 書かれていない場合の対応を、専門家に相談する
  • 引き継ぎ後、顧客への通知が必要かを確認する
  • 引き継がない情報は、適切に廃棄する
  • データの受け渡し方法を安全にする

個人情報の承継手続きを確認する

方式によって、必要な手続きが異なります。

  • 株式譲渡の場合 — 法人が変わらないため、扱いが異なります
  • 事業譲渡の場合 — 事業の承継に伴う個人データの移転として扱われます
  • 利用目的の範囲 — 取得時に示した目的の範囲を超える利用はできません
  • 本人への通知や公表の要否
  • 安全管理措置の引き継ぎ
  • 委託先がある場合の扱い

いずれも法令上の判断を伴います。必ず専門家にご確認ください。個人情報の取り扱いは、違反した場合の影響が大きい領域です。承継の方式を決める段階で、手続きの要否を確認しておいてください。

古物営業法の記録との区別

2種類の情報を、明確に分けて扱ってください。

  • 古物台帳の記録 — 法令上の保存義務があります
  • 会員情報・販促用の名簿 — 事業上の資産として管理する情報です
  • 保存期間が異なる — 台帳には定めがあります
  • 利用できる範囲が異なる — 台帳の情報を販促に使えるかは、確認が必要です
  • 承継の手続きも異なる可能性がある

4番目を確認せずに運用している店があります。古物営業法に基づいて取得した情報を、販促の目的で利用してよいかは、取得時の説明と同意の内容によります。所轄の警察署と、個人情報保護に詳しい専門家の双方に確認してください。承継の場面だけでなく、日常の運用の問題でもあります。

個人情報を出さずに価値を示す

名簿そのものを開示しなくても、資産としての価値は伝えられます。

  1. 稼働している顧客数を示す — 直近12か月に取引のあった人数です
  2. リピート率を示す
  3. 1人あたりの累計取引額を示す
  4. 取引間隔の分布を示す
  5. 案内に対する反応率を示す — 実際に来店につながる割合です
  6. 買取と販売の両方で取引のある人の割合を示す

5番目が最も強い材料になります。「案内を送ると一定割合が来店する」という実績があれば、名簿が機能する資産であることを、個人情報を一切開示せずに証明できます。日常の販促の中で、この数字を記録しておいてください。

まとめ

買収監査までは統計値のみ。個人が特定できる情報は、法的な整理を済ませてから引き継いでください。

プライバシーポリシーの記載を確認し、専門家に相談したうえで進めましょう。