顧客情報の管理｜本人確認書類の保管と廃棄

何を持っているかを把握する

まず、自店が保有している個人情報を洗い出してください。

把握していないものは守れません。一覧を作るところから始めてください。

洗い出してみると、想像より多いことに気づかれるはずです。把握していないものは守れません。一覧を作り、それぞれの保管場所と見られる人を書き込んでください。

小規模店で見落とされやすいのがアクセス権限です。全員が同じアカウントで全部見られる状態は、内部不正の温床にもなります。

アクセス権限の問題は、規模が小さい店ほど見落とされます。全員が同じアカウントで全部見られる状態は、万一情報が漏れたときに経緯を辿れなくなります。人ごとにアカウントを分けてください。

古物営業法にもとづく記録には保存義務があります。一方で、期間を過ぎたものを持ち続ける必要はありません。むしろ持ち続けるほどリスクが増えます。

次を決めてください。

「念のため取っておく」という判断がリスクを増やします。期間が過ぎた記録を溜め続けている店が多くありますが、持っているだけで漏えいの対象が広がります。廃棄の時期を決めてください。

手順を決めておかないと、初動が遅れます。

報告の要否や期限は制度によって定められています。事前に確認しておいてください。

この手順は、起きる前に決めておかないと間に合いません。報告の要否や期限は制度によって定められているため、事前に確認して手順書に書き込んでおいてください。

最後の項目は、実務では意外に多い問題です。明示的に禁止し、代替手段を用意してください。

最後の項目は、実務では意外に多い問題です。「お客様の連絡先を自分の携帯にメモしておく」といった行為が悪意なく行われます。明示的に禁止し、代替手段を用意してください。

廃業しても、保存義務のある記録はすぐには破棄できません。期間が経過するまで適切に保管し、その後に適切な方法で廃棄します。

事業譲渡で顧客情報を引き継ぐ場合は、その扱いを契約で明確にしてください。買収監査でも、情報管理の体制は確認の対象になります。

事業譲渡で顧客情報を引き継ぐ場合は、契約で扱いを明確にしてください。同意の範囲や通知の必要性についても確認が要ります。専門家に相談のうえ進めてください。

個人情報の漏えいは、大がかりな事件よりも日常の持ち出しから起きます。出張買取では次の点に注意してください。

とくに3番目と5番目は担当者に悪意がありません。禁止するだけでなく、代わりの手段を用意することが実効性につながります。

保有している情報を一覧にし、保管場所とアクセス権限を決め、保存期間経過後は廃棄する。この3つが基本です。

まず、自店が持っている個人情報の一覧を作ってみてください。想像より多いはずです。

一覧づくりは半日で終わります。保有している情報、保管場所、見られる人、保存期間。この4項目を書き出すだけです。整理のしかたについてはご相談いただけます。