なぜ回らないのか
止まる原因を先に押さえてください。
- 点数が数千から数万になる
- 同じ部品でも状態が違い、評価が一律にできない
- 置き場所が決まっておらず、探すのに時間がかかる
- 棚に載っているものと帳簿の品番が対応していない
- 数える人が誰か決まっていない
- 数えても評価額が決まらない
3番目と4番目が根本です。どこに何があるか分からない状態では、棚卸は探す作業になります。
だから最初にやるべきは、数えることではなく置き場所を決めることです。順序を逆にすると進みません。
置き場所を決めることから始める
棚卸の前段として、区分を作ってください。
- 棚に番号を振る（列と段）
- 区分ごとに置くものを決める（部位別、車種別、単価別）
- 区分の表示を棚に付ける
- 大型部品の置き場所も決める
- 入庫したら決めた場所に置く運用にする
2番目の分け方は、自社の売り方に合わせてください。部位別が探しやすい会社と、車種別が探しやすい会社があります。注文の来方で決めてください。
5番目が定着すれば、棚卸は棚を順に見て回るだけの作業になります。ここが整えば、時間が数分の一になります。
全数と抽出を分ける
全部を毎回数える必要はありません。
- 単価の高い部品：全数を数える。頻度も高くする（月に一度）。
- 中位の部品：区分ごとに点数を数える。四半期に一度。
- 単価の低い部品：区分ごとの概算。年に一度。
この3段階に分けてください。金額の大半は、点数の一部が占めています。そこを押さえれば、精度の大部分が確保できます。
単価の高い部品は、盗難対策とも重なります。月に一度数える運用があれば、なくなったことに早く気づけます。
数える手順
- 棚の区分ごとに用紙を用意する
- 2人1組で回る（読む人と書く人）
- 区分の順に、点数を数える
- 棚にあるのに帳簿にないものを記録する
- 帳簿にあるのに棚にないものを記録する
- 状態が悪く売れないものに印を付ける
- 差異の原因を調べる
- 帳簿を実態に合わせる
4番目と5番目を必ず記録してください。差異の内容が分からなければ、原因を直せません。
6番目も同時に行ってください。棚卸は、売れない在庫を見つける最良の機会です。数えるだけで終わらせるのは損です。
差異の原因を分類する
ずれには型があります。
- 売ったのに帳簿から減らしていない
- 取ったのに帳簿に載せていない
- 処分したのに残っている
- 置き場所が違って見つからなかった
- 従業員が使った、または持ち出した
- 盗難
1番目と2番目が最も多い原因です。入出庫の記録が付いていないことが根本です。
4番目も頻繁に起きます。この場合、次の棚卸で「ないものが2つある」ことになり、混乱します。見つからなかったものは記録に残し、後で探してください。
5番目と6番目に至る場合は、管理の仕組みを見直す必要があります。数が分かっていること自体が抑止になります。
入出庫の記録を先に整える
棚卸で合わせても、記録が付かなければ次の棚卸でまたずれます。
- 取り外して棚に入れたときに記録する
- 売ったときに記録する
- 処分したときに記録する
- 従業員が使う場合の手続きを決める
- 記録する人と方法を決める
1番目が最も抜けます。解体の現場で取った部品が、記録されずに棚に置かれるという流れが典型です。
解決策は、記録の手間を最小にすることです。棚に入れる際に伝票を1枚書く、あるいは棚の場所と品名を書いた札を付ける。それだけでも追えるようになります。
評価額の決め方
数量が出たら、金額にする必要があります。
- 区分ごとの平均額を決めておく
- 単価の高い部品は個別に評価する
- 動いていない期間に応じて評価を下げる基準を作る
- 基準を文書にして毎期同じ考え方を使う
1番目が実務の要です。1点ずつ評価しようとすると終わりません。区分ごとに平均を決めておけば、点数を掛けるだけで済みます。
3番目は税理士と相談してください。基準を持っておくことで、実態に近い数字になり、処分の判断もしやすくなります。
棚卸が承継の準備になる
- 在庫の実態が数字で示せる
- 売れない在庫を処分し、評価を実勢に近づけられる
- 買い手からの信頼につながる
- 後継者が在庫の状況を把握できる
3番目が交渉に効きます。在庫の数量と評価に根拠がある会社は、そこで議論が止まりません。数えていない会社は、買い手が実勢で大きく引き下げます。
最初の一巡に時間をかける
置き場所を決める作業は、一度だけ大きな手間がかかります。
- 入庫の少ない時期を選ぶ
- 何日かかるかを見積もり、予定に入れる
- 区分を先に紙の上で決める
- 棚の番号札を先に作る
- 並べ替えながら、売れないものを抜く
5番目を同時にやってください。並べ替えの手間をかけるなら、売れないものを運ぶ必要はありません。
この一巡が終われば、以降の棚卸は数分の一の時間で済みます。投資として考えてください。
※ 在庫の評価方法は税務上の判断を伴います。具体的な処理は税理士にご相談ください。