ステップ1：実態を把握する
まず、現状がどうなっているかを確認します。感覚ではなく資料で見てください。
- 勤怠がどう記録されているか（日報・デジタコ・システムの一致）
- 荷待ち・点検・洗車の時間が労働時間に含まれているか
- 割増賃金の計算式（歩合給がある場合の扱い）
- 固定残業代の金額と、対応する時間数の明示
- 割増賃金の基礎に含める手当の範囲
- 賃金規程と実際の支給の一致
この段階で「どこにずれがあるか」が特定できれば、半分は進んだと言えます。
ステップ2：賃金制度を組み直す
ずれの原因が計算式にあるなら計算を直し、制度設計にあるなら制度を組み直します。運送業では、固定給・歩合給・各種手当・固定残業代の組み合わせを整理することが中心になります。
設計の際に押さえる点は3つです。
- 総支給額を大きく下げない（下げると離職につながる）
- 算定根拠が本人に説明できる
- 労働時間が増減したときに、正しく計算が動く
ステップ3：従業員に説明する
ここが最大の山場です。制度変更は「手取りが下がるのではないか」という不安を必ず生みます。
- 変更の理由（法令対応と、公平な計算のため）
- 自分の給与がどう変わるか（個別の試算を示す）
- 移行の時期と、経過措置の有無
全体説明のあと、個別に話す機会を設けるのが効果的です。不利益変更に当たる場合は、法律上の制約があるため、専門家に確認しながら進めてください。
ステップ4：運用を定着させる
制度を変えても、記録の仕方が変わらなければ元に戻ります。
- 記録方法を一本化し、乗務員に周知する
- 毎月の計算が正しく回っているか検証する
- 基準を超えそうな運行を配車段階で検知する
3か月ほど回してみて、問題がなければ定着したと言えます。
ステップ5：過去分の方針を決める
過去にさかのぼる部分をどう扱うかは、会社の状況によって判断が分かれます。専門家と相談のうえ、方針と時間軸を決めてください。
重要なのは、方針を決めていること自体です。承継やM&Aの場面では、金額がゼロであることより、把握し対応していることが評価されます。
進めるうえでの注意
- 一気にやろうとしない（現場が回らなくなる）
- 一部の従業員だけ有利・不利にしない
- 説明なしに制度を変えない
- 専門家の関与なしに過去分の処理を独断で決めない
承継・M&Aとの関係
労務デューデリジェンスでは、是正が完了しているかより、実態を把握し、計画的に対応しているかが見られます。途中段階でも、記録と方針が示せれば交渉は進みます。
まとめ
未払残業代の整理は、把握・設計・説明・定着・過去分の5ステップです。時間はかかりますが、順序を守れば必ず前に進みます。
社会保険労務士等と連携し、御社の状況に合わせた進め方をご提案します。
※ 本記事は一般的な考え方を整理したものです。労働時間・賃金に関する具体的な取扱いは、法令の改正や個別の労働条件、実際の運用によって異なります。是正を検討される際は、社会保険労務士等の専門家にご確認ください。