相談しないことのリスク

自己判断で進めた結果、後から問題になる場面を挙げます。

  • 廃棄物の区分を誤り、必要な手続きを取っていなかった
  • 許可の範囲外の行為をしていた
  • 施設の基準を満たさない改修をしてしまった
  • 届出が必要な変更を届け出ていなかった

いずれも相談していれば防げたものです。そして発覚したとき、「自己判断で進めた」という事実が状況を悪くします。

逆に、相談した記録があれば「確認したうえで進めた」と説明できます。判断が結果的に誤っていたとしても、扱いが変わります。

準備してから行く

相談の質は、準備で決まります。手ぶらで行くと一般論しか返ってきません。

持っていくものを挙げます。

  • 敷地の図面：配置、面積、既存の設備が分かるもの
  • 写真：現状、対象となる物、施設の状態
  • 保有する許可・登録の一覧：許可証の写しも
  • 具体的な質問：紙に書いて用意する
  • 取引の条件：相談内容に関わる場合（価格、相手方、経緯）

4番目が最も重要です。「どうすればいいですか」ではなく「こう考えているが、この理解で合っているか」と聞く。前者では答えようがありません。

聞き方を設計する

同じ内容でも、聞き方で回答が変わります。

良い聞き方

  • 「この物について、有価物として扱えると考えていますが、判断の要素として何を確認すべきでしょうか」
  • 「この作業を行うために、解体業許可の範囲で足りるか、産業廃棄物処理業の許可も必要になるかを確認したいです」
  • 「この範囲を舗装する計画です。基準を満たすか、図面で確認いただけますか」

避けたい聞き方

  • 「これって大丈夫ですか」（何を聞かれているか分かりません）
  • 「他社もやっているのですが」（判断の材料になりません）
  • 都合の悪い事実を伏せて聞く（後で問題になります）

3番目が最も避けるべきです。前提が違えば回答も違います。伏せて得た回答は、根拠として使えません。

記録を残す

相談したら、必ず記録してください。

  • 相談した日付と時刻
  • 窓口の部署名と担当者名
  • 相談した内容（持参した資料も含めて）
  • 回答の内容
  • 次に何をすることになったか

そしてその場でメモを取り、帰ってから文書にまとめてください。記憶に頼ると、細部が曖昧になります。

可能であれば、後日「先日ご相談した内容について、このように理解しました」と文書で確認するという方法もあります。認識の相違を防げます。

回答が曖昧なとき

「個別の判断になります」「ケースバイケースです」という回答が返ることがあります。

そこで終わらせず、次を聞いてください。

  • 判断の要素として、何が考慮されるのか
  • どういう場合に該当し、どういう場合に該当しないのか
  • 他に確認すべき窓口はあるか
  • 参考になる資料や通知はあるか

4番目が有効です。判断の根拠となる文書を教えてもらえれば、自社で検討できます。

関係を築くことの効果

相談を重ねると、次の効果が生まれます。

  • 制度の改正や新しい条例の情報が早く得られる
  • 立入検査の際、日常的に管理している会社として扱われる
  • 指導を受けた場合も、改善に向けた相談ができる
  • 判断に迷う案件を気軽に確認できる

2番目が実務で効きます。普段から相談に来ている会社と、問題があったときだけ現れる会社では、対応が変わります。

もちろん相談すれば不備を指摘されることもあります。しかしそれは、後から発覚するより良い形です。

担当者が代わることに備える

行政の担当者は異動します。同じ質問に対して、以前と違う回答が返ることもあります。

そのために記録が要ります。

  • 以前の相談記録を持参する
  • 「以前このように確認しましたが、認識は変わっていませんか」と聞く
  • 回答が変わった場合、その旨も記録する

自社の担当者が代わる場合も同じです。相談の履歴が引き継がれていなければ、また同じことを聞くことになります。記録を1か所にまとめてください。

承継の場面での価値

相談の記録は、承継の調査で評価される材料です。

示せることを挙げます。

  • 判断に迷う案件を確認してきた履歴
  • 行政との関係が良好であること
  • 制度の変更に対応してきた経緯
  • 指導を受けた場合、どう改善したか

買い手にとって、行政とのやりとりが記録されている会社は、隠れたリスクが少ないと映ります。自己判断で進めてきた会社は、その逆です。

今から記録を始めれば、数年後には履歴になります。次に相談する機会から、日付と担当者、回答を残してください。

相談すべき場面を決めておく

毎回相談するのは現実的ではありません。基準を決めてください。

相談すべき場面の例を挙げます。

  • 新しい品目を受け入れるかどうか判断するとき
  • 取引の形が変わったとき（有価から逆有償へ、など）
  • 施設を改修する前（工事を発注する前に）
  • 事業所を移転、増設するとき
  • 新しい作業を始めるとき
  • 役員が変わるとき（届出の要否と欠格要件）
  • 判断がつかない持込みがあったとき

3番目が最も金額的な影響が大きい場面です。基準を満たさない工事をしてしまうと、やり直しになります。図面の段階で確認してください。

逆に、日常の運用について都度相談する必要はありません。一度確認した内容を記録し、社内の基準にすればよいのです。

※ 行政の回答は個別の事情に基づくものであり、他の案件に一般化できるとは限りません。案件ごとにご確認ください。