現金の取扱いルール｜内部不正を防ぐ体制

現金が動く場面を洗い出す

• 店頭での買取代金の支払い
• 販売代金の受領
• 出張買取への現金の持ち出し
• 釣銭の準備と精算
• 古物市場での落札代金
• 銀行への入出金

それぞれについて、誰が扱い、誰が確認するかを決めてください。

それぞれについて、誰が扱い、誰が確認するかを決めてください。1人で完結する場面があるかどうかがリスクの所在を示します。

起きやすい不正の形

1. 買取金額の水増し：伝票に書いた額より少なく渡し、差額を取る
2. 架空の買取：実在しない取引を伝票に起こす
3. レジの抜き取り：販売代金の一部を記録しない
4. 商品の持ち出し：在庫を私的に持ち帰る
5. 知人への便宜：不当に高く買う、安く売る

1番目が、リユース業に特有の形です。価格の妥当性を検証できないと発見できません。

1番目がリユース業に特有です。買取価格には「正しい値」がないため、不当に高く買っても「目利きが甘かった」で説明がついてしまいます。

二重チェックの設計

• 買取代金の支払いと、伝票の作成を別の人が行う（可能な範囲で）
• 一定額を超える買取は、決裁者の承認を必須にする
• レジ締めを2人で行う
• 現金の残高確認を、日次で記録する
• 出張買取の持ち出し・帰店時の現金を2人で確認する

少人数店で完全な分離は難しいものです。できる範囲で「1人で完結させない」形にしてください。

少人数店で完全な分離は難しいものです。できる範囲で組み合わせ、足りない部分はデータでの検証で補うという考え方が現実的です。

データで検証する

人の目より、数字のほうが確実です。次を月次で見てください。

• 担当者別の買取原価率（他より高い人はいないか）
• 担当者別の、買取額と実売額の差
• 同一の相手方との取引が集中していないか
• キャンセル・返金の件数が特定の担当者に偏っていないか
• 棚卸差異の推移

これらは不正の発見だけでなく、育成の材料にもなります。「疑うための数字」ではなく「見る習慣」として運用してください。

人の目より、数字のほうが確実です。この5つを月次で見る習慣がつけば、異常は自然に浮かび上がります。見ていること自体が抑止にもなります。

キャッシュレスを増やす

買取代金の振込対応、販売のキャッシュレス決済。現金が動く量そのものを減らすのが、最も確実な対策です。

• 記録が自動的に残る
• 持ち歩く現金が減る
• レジ締めが速くなる
• 盗難のリスクが下がる

現金が動く量そのものを減らすのが最も確実な対策です。記録が自動的に残り、レジ締めも速くなります。導入の効果は不正防止だけではありません。

ルールを明文化する

就業規則や社内規程に、次を書いておいてください。

• 現金の取扱い手順と、責任者
• 決裁権限（金額別）
• 従業員自身が客として売買する場合の手続き
• 商品の私的な取り置き・購入のルール
• 違反があった場合の懲戒

明文化することが、そのまま抑止になります。

明文化することがそのまま抑止になります。ルールがなければ「悪いことだと思わなかった」という主張が成り立ってしまいます。就業規則に書き込んでください。

月次で見る5つの数字

人の目で監視するより、数字を定期的に見るほうが確実です。月次の会議に議題として置いてください。

1回の数字では判断できません。3か月以上同じ傾向が続いているかを見てください。たまたま外れることは誰にでもあります。

また、異常が見つかっても即座に不正と決めつけないでください。担当カテゴリの違い、経験の差、相場の変動。別の説明がつくことも多くあります。

まとめ

内部不正は、人の問題ではなく仕組みの問題です。1人で完結させない、データで検証する、現金を減らす。この3つで防げます。

まず担当者別の買取原価率を出してみてください。見る習慣をつけることが第一歩です。

まず担当者別の買取原価率を出してみてください。見る習慣をつけることが第一歩です。